Con las nuevas reglas del comercio internacional y el incremento exponencial de la competencia, la calidad ha dejado de ser un valor agregado a destacar para convertirse en un requisito indispensable para ingresar y permanecer en cualquier mercado. No obstante, el verdadero reto de las organizaciones deriva del hecho de que el producto o servicio que se genere, además de tener una calidad incuestionable a la vez debe ser producido al menor costo posible. Esto sólo se logra con una mejor eficiencia operativa en sus procesos.
Ante esta realidad, las empresas tienen que establecer estrategias y adquirir herramientas y metodologías probadas para mejorar sus operaciones y procesos, para de esta forma reducir sustancialmente sus costos operativos. Para esto las organizaciones tienen que instaurar y desarrollar a lo interno metodologías y modelos prácticos que les permita analizar el desempeño de sus procesos e identificar las oportunidades para eliminar los errores. De igual forma las acciones correctivas que se ejecutan deben eliminar las causas raíz que generan los errores y prevenir la recurrencia de los defectos.

El éxito para implantar cualquier sistema recae sobre la precisión de la documentación, su sencillez y su aplicabilidad como herramienta de trabajo, asegurando la consistencia en las operaciones de la empresa. Usualmente se pregona que la documentación de procedimientos es algo complicado y engorroso. Muchas personas creen en la falacia que sólo consiste en "documentar lo que se hace". El valor agregado está en que el proceso de documentación debe de convertirse en una especie de “repensamiento” para visualizar como se pueden mejorar sustancialmente los procedimientos actuales de la empresa, y quedarse sólo con actividades que permitan la rapidez en los procesos.

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