La base de un equipo productivo y de la alineación estratégica de este es la comunicación fluida entre los miembros. Y, definitivamente, un canal fundamental para esa comunicación son las reuniones. Claramente, en una coyuntura como la actual, las reuniones virtuales representan una solución de encuentro a través de medios electrónicos en situaciones en que los participantes no pueden reunirse personalmente. Es por ello por lo que hoy son fundamentales y se hace imprescindible saber cómo aprovecharlas.

Si ya de por sí en un contexto presencial se requiere de un método para que las reuniones sean efectivas y eliminar la dispersión, en contextos remotos o geográficamente dispersos el desafío es aún mayor. Por un lado, se requieren las herramientas de comunicación adecuadas y por el otro, se debe contar con destreza en el manejo de la tecnología. Pero más que todo esto, se requiere de un esquema, de métodos y de una selección de recursos que permitan el enfoque, la participación, la productividad y la interactividad durante la reunión, logrando con estos los resultados esperados.

En este workshop virtual desarrollaremos las habilidades, destrezas, conocimientos y competencias necesarias para gestionar y participar en una reunión virtual, transformándolas en un motor de desarrollo para lograr optimización de los recursos humanos y el tiempo, reducción de costos y solución de problemas.

• Adquieran competencias para realizar reuniones virtuales efectivas, como organizador de la reunión y como participante.
• Cuenten con una metodología avanzada de diseño de reuniones con diversos objetivos, desde la planificación estratégica, la fijación de objetivos, la gestión operativa, la evaluación, la generación de ideas e innovación y la mejora continua, entre otras.
• Distingan los requerimientos específicos de una reunión virtual en los aspectos humanos y técnicos y asumir los roles y funciones relevantes para conseguir la eficacia.
• Optimicen los recursos y el tiempo en una reunión, permitiendo adecuadamente la participación, interacción, conclusiones y registro.
• Aprendan los aspectos tecnológicos básicos que ofrezcan autonomía personal para participar en una reunión y el poder organizar, gestionar, participar y dar seguimiento independientemente de la plataforma utilizada.
• Potencien encuentros para el intercambio de información, evaluación o toma de decisiones, independientemente del lugar físico donde se encuentren los participantes a través de herramientas electrónicas y metodologías de colaboración.

• Aspectos clave para una reunión virtual exitosa

  • Preparación de una reunión virtual
  • Diferencias en la organización de una reunión virtual respecto a una reunión presencial
  • Cómo seleccionar la solución tecnológica
  • Cómo aprovechar las alternativas de la solución tecnológica de su empresa, en caso que no pueda elegir
  • Aspectos clave de seguridad
  • Configuraciones técnicas de la sala y de los participantes
  • Recursos útiles en reuniones virtuales: herramientas online y en la nube
  • Acondicionamiento del contexto en el hogar para reuniones virtuales: recomendaciones técnicas y prácticas
  • El “antes” de la reunión: preparación, convocatoria, agenda, herramientas y normas
  • Dinámicas y ejercicios
• Gestión de una reunión virtual

  • Tipología de reuniones: situaciones específicas (número de participantes, tecnología utilizada, amigabilidad con la tecnología)
  • Coordinación y facilitación de una reunión virtual: destrezas de un buen coordinador
  • Funciones y responsabilidades: la conveniencia de que el coordinador de la reunión no sea el jefe del equipo
  • Funciones y responsabilidades como asistente en una reunión virtual
  • Herramientas visuales de registro durante la reunión
  • Herramientas de participación e interacción
  • Técnicas grupales virtuales para distintos tipos de reuniones
  • Cierre efectivo de la reunión
  • Seguimiento de una reunión virtual: sistemas de seguimiento de compromisos
  • Problemas posibles y cómo solucionarlos
  • Tips para las próximas reuniones de los participantes
  • Dinámicas y ejercicios

MARITA ABRAHAM